Archive

Archive for August, 2013

Tips Membuat Surat Dinas

August 26th, 2013 No comments

Membuat surat dinas memerlukan ketelitian dan kecermatan yang lebih daripada membuat surat non dinas. Ini memang wajar karena surat dinas bersifat resmi. Salah satu yang paling mencolok dari surat dinas adalah penggunaan bahasa Indonesia yang baki dan resmi. Apabila dilihat dari banyaknya contoh surat dinas yang ada, kita bisa melihat bahwa masih banyak kesalahan yang dilakukan pada surat tersebut. Hal ini membuat banyak lembaga yang mengadakan pelatihan bagi karyawannya dalam membuat surat dinas. Dengan begitu diharapkan kesalahan-kesalahan yang sering muncul bisa dikurangi atau bahkan hilang sama sekali.

Identitas Surat
Dalam membuat surat dinas, Anda harus menggunakan kertas yang resmi. Surat dinas memiliki bagian kepala surat atau yang biasa disebut dengan kop surat. Bagian ini merupakan identitas dari lembaga pengirim surat dinas tersebut. Bagian ini merupakan bagian penting yang tidak bisa terpisahkan dari surat dinas. Kepala surat mencakup nama lembaga beserta logonya. Pada contoh surat dinas, biasanya logo tertera di bagian sebelah kiri atas dari surat. Kemudian tepat di bawahnya terdapat alamat lengkap dari lembaga pengirim surat yang meliputi alamat, nomor telepon, email dan informasi lain yang bisa dihubungi. Semua surat dinas memiliki nomor surat. Hal ini penting karena untuk mempermudah dalam melakukan pengarsipan. Selain itu, nomer juga berfungsi agar sebuah lembaga tidak membuat surat dengan nomer yang ganda.

Penggunaan Lampiran
Pada contoh surat dinas, ada yang menggunakan lampiran dan ada juga yang tidak. Hal ini tidaklah berpengaruh terhadap isi. Lampiran berfungsi sebagai keterangan tambahan yang dirasa perlu untuk diketahui oleh pihak penerima surat. Apabila surat tersebut dilengkapi lampiran, maka pastikan bahwa bagian pengarsipan ikut menyimpan bagian lampiran tersebut. Isi dalam surat dinas harus berisi keterangan yang jelas dan detail. Gunakan kalimat efektif agar tidak menimbulkan makna ganda pada orang yang membacanya. Ciri kalimat efektif adalah penggunaan bahasa yang sederhana, jelas, tidak berbelit-belit. Setelah dirasa cukup lengkap, mintalah tanda tangan dari pejabat yang berwenang untuk mengesahkan surat tersebut. Pastikan bahwa lampiran surat juga ikut ditandatangani oleh pejabat tadi.

Semua surat, termasuk contoh surat dinas dan non dinas harus memiliki nama penerima yang jelas, termasuk jabatan beserta alamat asli. Biasanya surat dinas sudah dilengkapi dengan amplop surat resmi dari lembaga tersebut. Namun jika belum ada, Anda bisa menggunakan amplop surat polos biasa. Jangan lupa tambahkan keterangan berupa stempel dan paraf pada amplop untuk menguatkan surat tersebut. Proses pengiriman surat dinas harus diperhitungkan dengan cermat agar informasi yang ada bisa segera diketahui dan berguna bagi pihak penerima. Jika mengirim surat menggunakan pos, jangan lupa untuk memberikan perangko serta pembayaran stempel porto untuk memudahkan kita apabila surat dikembalikan lagi oleh kantor pos.

Categories: Uncategorized Tags:

Belajar Contoh Surat Resmi untuk Bisnis

August 26th, 2013 No comments

Surat-menyurat merupakan hal yang sangat umum yang tercakup di hampir semua urusan kita. Baik itu di ranah pendidikan, pekerjaan, hingga bisnis, surat ber-genre resmi ini selalu dibutuhkan untuk berkorespondensi dengan partner atau relasi dalam kerangka hubungan profesional. Contoh: di dunia pendidikan, surat jenis ini dikirimkan kepada dinas pendidikan; kepada perusahaan tempat melamar kerja ranah pekerjaan; dan surat permintaan izin usaha di ranah bisnis atau wirausaha. Tantangan yang perlu diperhatikan untuk menulis surat resmi adalah tata cara penulisannya. Tapi tidak usah khawatir, ada banyak contoh surat resmi yang bisa dijadikan acuan.

Isi Surat Resmi
Contoh surat resmi tidak akan terlepas dari elemen apa saja yang harus dimasukkan ke dalamnya. Pada dasarnya, setiap jenis surat memiliki tiga bagian utama; yaitu pembukaan, isi, dan penutup. Yang membedakan surat resmi dari yang tidak hanya terletak pada pemilihan kata atau bahasa yang dipakai. Jika Anda memperhatikan contoh surat resmi-tidak resmi, Anda akan menemukan bahwa yang resmi menekankan pada penggunaan bahasa formal, sehingga kata-katanya pun dipilih yang ‘berbau’ formal.

Berikut ini isi surat resmi yang kerap digunakan secara umum: a) kepala surat, yang biasa berisi nama perusahaan atau instansi pengirim. Ini biasanya disertai dengan alamat dan logo instansi tersebut. b) nomor, lampiran, hal; ketiga elemen ini umumnya muncul di contoh surat resmi. c) alamat surat, berisi orang/perusahaan yang dituju. Bagian ini ditandai dengan kata ‘yth’ atau ‘kepada’. d) salam pembuka, untuk mengawali isi surat. Anda bisa menggunakan contoh salam seperti ‘dengan hormat’ atau frase lain yang beraroma formal. e) isi surat, berisi informasi yang ingin disampaikan pengirim. f) penutup, biasanya ditandai dengan ucapan terimakasih, salam penutup, dan tanda tangan pengirim. g) tembusan, bagian ini muncul jika surat tersebut dikirimkan kepada lebih dari satu orang.

Tips Menulis Surat Resmi
Tidak sulit memang menulis surat resmi. Akan tetapi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika menuliskannya. Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:
perhatikan konsistensi penggunaan bahasa. Dari awal hingga akhir surat, hendaknya menggunakan bahasa formal
hindari penggunaan kata dan kalimat yang bertele-tele. Salah satu contoh surat resmi yang baik adalah sopan dan langsung menuju sasaran; sehingga tidak ada kalimat dan kata yang diulang berkali-kali
minimalisir kesalahan penulisan atau pengetikan; mengingat sifatnya yang resmi, tentu penulisan surat ini bisa mempengaruhi ‘nama’ pengirimnya
rajin-rajinlah mencari referensi contoh surat resmi, baik di buku maupun internet; untuk mendapatkan gambaran lain. jadi, Anda tidak melulu menggunakan format yang sama dan membosankan.
Ingin belajar menulis surat resmi untuk bisnis? Coba Anda kunjungi Sulhadi.com. Dapatkan tidak hanya sekedar ilmu menulis surat resmi ala bisnis, tapi lebih banyak rahasia bisnis dari sang ahli.

Categories: Uncategorized Tags: